Avoir une archive est une nécessité pour toutes les entreprises. Cela constitue même une exigence juridique. En France, toutes les entreprises ont l’obligation de conserver leurs archives pendant une durée donnée. Toutefois, pour garder ces différents documents, il faut savoir les classer. À défaut d’avoir un expert dans le domaine, vous avez la possibilité de vous mettre à l’œuvre en rangeant parfaitement votre salle d’archive. Nous vous présentons ici quelques astuces pour y parvenir.
Les caractéristiques de la salle d’archive
Avant de penser à comment ranger une salle d’archive, il est primordial de parler du conditionnement de cette dernière. Sachez qu’il est important que ce local ne soit pas trop éloigné des bureaux des agents. Ainsi, s’y rendre ne sera plus difficile pour eux. La salle fera l’objet d’un nettoyage régulier pour éviter l’apparition des moisissures. La porte d’accès doit avoir une largeur mesurant 1m au minimum. La surface de la salle d’archive ne va pas être en dessous de 200 m2.
Par ailleurs, les allées de circulation entre les rayonnages que vous pouvez voir ici doivent mesurer 0,80 m. La température de la salle d’archive est comprise entre 16oC et 22oC. De cette manière, les documents seront en bon état pour être utilisés au moment opportun. Notez aussi que les fenêtres sont à éviter pour les salles d’archive.
Le rangement proprement dit de la salle d’archive
Pour bien ranger une salle d’archive, vous devez recourir aux rayonnages. Ces accessoires offrent la possibilité d’archiver une grande quantité de documents et de bien les ranger. Il existe deux grandes familles de rayonnages : fixe et mobile. Comme son nom l’indique, le rayonnage fixe peut être maintenu et s’adapte facilement à la configuration des salles d’archive. Cependant, il ne dispose pas d’une grande capacité de stockage. Les rayonnages mobiles peuvent être déplacés. Toutefois, le sol du local doit supporter les déplacements répétitifs. Ce qui rend ces types de rayonnages intéressants est qu’ils disposent d’une grande capacité de stockage.
Pour éviter d’exposer les documents à l’humidité, ne mettez pas les rayonnages contre le mur. Ils doivent être aussi placés perpendiculairement aux fenêtres, si la salle d’archive en dispose. Ainsi, les boites ne seront pas trop exposées à la lumière. Pour que l’air circule normalement, prévoyez un espace de 25 cm au moins entre le plafond et les rayonnages.
Faites aussi usage des accessoires qui servent au conditionnement des documents. Il s’agit des boites d’archives, les classeurs, les cartons d’archives, etc. Classez les différents documents en vous appuyant sur leurs sources, leurs objets, etc.